En travaillant avec nos clients, nous mettons en œuvre, construisons intégralement et personnalisons des solutions telles que CRM, ERP, OMS, WMS, PIM, TMS, SCM, HRIMS, KMS, POS, PWA, des solutions de planification, des sites web transactionnels, des solutions de paiement, des solutions d'analyse de données et d'intelligence d’affaires, ainsi que d'autres solutions technologiques pour le commerce de détail.
En travaillant avec nos clients, nous mettons en œuvre, construisons intégralement et personnalisons des solutions telles que CRM, ERP, OMS, WMS, PIM, TMS, SCM, HRIMS, KMS, POS, PWA, des solutions de planification, des sites web transactionnels, des solutions de paiement, des solutions d'analyse de données et d'intelligence d’affaires, ainsi que d'autres solutions technologiques pour le commerce de détail.
Étude de cas

Adoption d’une nouvelle technologie

Défis et solutions en matière de transfert de connaissances

4 minutes de lecture
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Implémentation d’un nouveau logiciel pour une entreprise de 3 000 employés*

* Chez Cyper, nous prenons la confidentialité de nos clients au sérieux. Bien que nous ne donnions pas le nom de ces derniers, les résultats présentés ici sont authentiques.

Une entreprise dans le commerce de détail a été confrontée au défi suivant concernant l’ adoption d’une nouvelle technologie. Après avoir refusé de continuer à appliquer des processus manuels de gestion d’entrepôts devenus obsolètes, les gestionnaires de cette entreprise ont dû apprendre aux employés des entrepôts, aux employés en logistique, aux membres de la direction et à ceux de l’équipe du service marketing à utiliser le logiciel nouvellement implémenté.

Les experts de Cyper ont trouvé une solution : ils ont préparé des instructions écrites et vidéo, aussi bien en anglais qu’en français, afin de former tous les utilisateurs finaux en fonction de leur rôle dans l’utilisation du logiciel et de leur implication dans les opérations.

La courbe d’apprentissage pour toutes les catégories d’utilisateurs en a été considérablement réduite et le client a commencé à tirer bénéfice des logiciels nouvellement implémentés dès le premier mois de leur utilisation.

Système de gestion d'entrepôt

En un coup d’oeil

Un détaillant en biens de consommation a mis en place un nouveau système de gestion d’entrepôt pour automatiser les processus de gestion de ses entrepôts et répondre ainsi à la croissance exponentielle de ses commandes en ligne.

L’histoire

Le détaillant en biens de consommation a obtenu pour ses utilisateurs finaux une formation élaborée qui a permis à l’ensemble de l’entreprise de réduire le temps d’adoption de la technologie et de commencer à bénéficier du processus nouvellement automatisé dès le premier mois de son implémentation.

La situation

• Le détaillant en biens de consommation a lancé un nouveau site Web et a ajouté 600 nouveaux produits avant la haute saison (congés du nouvel an).

• Son équipe avait prévu un investissement important dans le marketing et la promotion sur Facebook, Instagram, et auprès de blogueurs.

• Le détaillant a augmenté l’équipe de ses entrepôts de 70 %.

• Le détaillant en biens de consommation a mis en place un nouveau logiciel de gestion d’entrepôt pour soutenir sa croissance en pleine explosion.

• Les membres d’équipe, tant nouveaux qu’ existants, devaient parvenir à une intégration rapide afin de permettre l’automatisation des nouveaux processus de gestion d’entrepôt.

• Tous les membres de l’équipe n’étaient pas à l’aise avec les instructions de haut niveau «prête à l’emploi» créées par le fournisseur du logiciel.

• Les membres de l’équipe avaient besoin d’une formation sur les instructions se rapportant aux fonctions. Cette formation devait inclure des images et des infographies et refléter dans ses moindres détails le flux de tâches au sein du nouveau logiciel de gestion d’entrepôt.

L’approche de Cyper

Étape 1 : Description des flux de tâches au sein du système pour chaque fonction d’utilisateur

Les experts de Cyper ont mené plusieurs ateliers de travail avec les représentants du détaillant en bien de consommation afin d’analyser :
• Les fonctions des utilisateurs
• Les permissions propres à chaque utilisateur
• Les flux de tâches.

Étape 2 : Approbation des informations collectées avec le client

Les experts de Cyper ont cartographié les rôles et les autorisations des utilisateurs, les ont associés aux flux de tâches qui devaient être exécutées dans le logiciel de gestion d’entrepôt et les ont approuvées avec le client.

Logiciel de gestion d'entrepôt

Étape 3 : Création d’un environnement de test pour le logiciel afin de permettre aux concepteurs pédagogiques de travailler de manière pratique avec le produit

Les experts de Cyper ont créé un environnement de test pour le logiciel de gestion d’entrepôt. Cet environnement était accessible à ses concepteurs pédagogiques pour leur permettre non seulement de créer les instructions utilisateurs, mais également de s’assurer qu’il permettait aux utilisateurs d’utiliser le logiciel via une copie du système logiciel; puis enfin de refléter chaque possible étape d’interaction entre l’utilisateur et le système.

Étape 4 : finalisation des instructions écrites

• Les experts de Cyper ont préparé des instructions rédigées en anglais et en français

• Ont ajouté des visuels

• Ont testé les Instructions de différents points de vue

• Ont finalisé les Instructions écrites sur la base des résultats de ces tests.

Logiciel de gestion d'entrepôt
Système de gestion des commandes en ligne
Système de gestion des commandes en ligne

Étape 5 : préparation des instructions vidéo

Une fois les instructions écrites préparées, testées et finalisées, les experts de Cyper ont enregistré des instructions vidéo détaillées pour chaque utilisateur afin de leur permettre non seulement d’avoir une formation pédagogique écrite, mais également une formation pédagogique vidéo.

Étape 6 : présentation des instructions écrites et vidéo au client

Les experts de Cyper ont fourni des instructions écrites et vidéo au client.

Les représentants du client ont distribué les instructions aux membres de leur équipe et en ont fait un élément essentiel de :

• l’intégration de leurs nouveaux membres d’équipe

• la formation des membres existants de l’équipe (applicable à tous les utilisateurs du système de gestion d’entrepôt en fonction de leurs rôles au sein du système).

Les résultats

1. Le détaillant en biens de consommation a pu tirer bénéfice du nouveau système de gestion d’entrepôt ainsi que de processus d’affaires nouvellement automatisés dès le premier mois après le déploiement de ce système.

2. Les experts de Cyper ont préparé des instructions écrites et vidéo qui se sont avérées efficaces pour l’auto-formation et ont considérablement réduit la période de transfert des connaissances.

3. Les experts de Cyper ont préparé des instructions écrites et vidéo aussi bien en anglais qu’en français, ce qui a permis aux membres de l’équipe ayant diverses exigences linguistiques de mener un processus d’apprentissage efficace et de réduire la courbe d’apprentissage liée à l’adoption de nouvelles technologies.

4. L’habituel « rejet des nouvelles technologies », auquel on pouvait s’attendre statistiquement lors de l’adoption du nouveau logiciel, a été réduit au minimum.

5. La satisfaction globale parmi les membres de l’équipe du client concernant le nouveau système de gestion d’entrepôt était de 95 % (selon une enquête menée par les experts de Cyper deux mois après la livraison des instructions).