Étude de cas

Pression exercée par la COVID-19 : la transition numérique dans les soins à domicile

Comment une solution logicielle efficace impacte les résultats

Le problème de la gestion des ressources dans les soins à domicile

* Chez Cyperᵀᴹ, nous prenons la confidentialité de nos clients au sérieux. Bien que nous ne donnions pas le nom de ces derniers, les résultats présentés ici sont authentiques.

3  minutes de lecture

Un acteur majeur de l’industrie des soins de santé en Alberta (Canada) faisait face à un problème lié à la gestion de ses ressources. Lorsque la COVID-19 a contraint l’organisme de soins à domicile à gérer à distance leurs infirmières à domicile et leurs soignants, l’équipe de direction a pris conscience que tous les processus associés étaient effectués sur support papier et nécessitaient donc une transition immédiate vers une gestion numérisée.

Les experts de Cyperᵀᴹ ont échafaudé un plan basé sur des données concrètes et proposé une solution optimale.
Ce plan a depuis été mis en œuvre et les premiers résultats ont significativement prouvé son impact positif.

En un coup d’oeil

L’organisme de soins à domicile a obtenu une analyse ayant permis à son équipe de direction d’opter pour un logiciel correspondant à leurs besoins en termes de numérisation, de budget, d’échéance et de pérennité.

L’histoire

L’organisme de soins à domicile a obtenu une analyse ayant permis à son équipe de direction d’opter pour un logiciel correspondant à leurs besoins en termes de numérisation, de budget, d’échéance et de pérennité.

Problème numéro 1

L’organisme de soins à domicile faisait face à des problèmes au niveau de l’automatisation de ses processus d’affaires. Ces problèmes étaient liés à :

• L’intégration des soignants à domicile
• La formation en continu des soignants à domicile
• La gestion du planning des soignants à domicile
• Le suivi du temps des visites effectuées par les soignants à domicile
• Le suivi des dépenses (le stationnement, les fournitures aux bénéficiaires des soins, l’allocation de fonds spéciaux telles que les prestations additionnelles pour les visites médicales, etc.)
• Le suivi de la consommation budgétaire allouée à chaque bénéficiaire de soins sur une base mensuelle et annuelle

Problème numéro 2

L ’organisme de soins à domicile n’était pas en mesure d’évaluer la disponibilité des soignants pour les visites, ce qui a porté préjudice aux bénéficiaires de ces soins.

Les superviseurs de l’organisme en soins de santé ne pouvaient pas accomplir leurs tâches en raison d’un manque de visibilité; Ils ne savaient par exemple pas de quel budget ils disposaient pour un jour donné et étaient par conséquent incapables d’assigner des soignants à domicile aux bénéficiaires, pas plus qu’ils n’étaient en mesure d’allouer des fonds pour soutenir leur cause.

L’approche de Cyperᵀᴹ

Étape 1 : Évaluation des besoins de l’organisme de soins à domicile

Nos experts ont animé plusieurs ateliers de travail avec les représentants de l’organisme de soins à domicile afin de lister :

• Les procédures d’intégration de l’organisme
• Les procédures de l’organisme concernant l’assignation des dossiers de prestation de soins
• Les processus de planification du personnel soignant de l’organisme
• Les processus de contrôle d’attribution des heures des soignants de l’organisme
• Les processus d’attribution, de suivi et de contrôle des fonds de l’organisme

En se basant sur les résultats des ateliers de travail, les experts de Cyperᵀᴹ ont cartographié les critères de l’organisme de soins à domicile nécessaires à un logiciel répondant à ses besoins et lui permettant d’automatiser ses processus.

Étape 2 : Implémentation du logiciel, accompagnement et évaluation de la pérennité

Les experts de Cyperᵀᴹ ont alors mené un atelier de travail avec les représentants de l’organisme de soins de santé afin de répondre aux questions suivantes :

• Ont-ils les experts à l’interne en mesure de prendre part à l’implémentation du logiciel?
• Comment comptent-ils organiser le transfert de connaissances, la formation et le support des utilisateurs du logiciel?
• Ont-ils une personne en mesure d’être le “gestionnaire” du logiciel qui sera responsable de l’implémentation, de la formation des utilisateurs et du support en continu?
• Que sont-ils en mesure d’internaliser et quelle part voudront-ils déléguer à des éditeurs et des intégrateurs de logiciel?

Étape 3 : Évaluation du budget de l’organisme en soins à domicile

Les experts de Cyperᵀᴹ ont analysé, avec les représentants de l’organisme de soins à domicile, quel budget l’organisme allait allouer à l’implémentation initiale, ainsi qu’à l’évolution et au support qui en découlent.

Étape 4 : L’analyse des critères de la solution pour l’organisme de soins à domicile

Les experts de Cyperᵀᴹ ont mené l’analyse des besoins auxquels devait répondre la solution en se basant sur les critères issus des précédents ateliers avec les représentants de l’organisme de soins à domicile, parmi lesquels :

• Une solution devant être prête à l’emploi
• Un concept éprouvé et approuvé par les acteurs de l’industrie, et ne nécessitant ni configuration sur site ni gestion de l’infrastructure
• Un éditeur de logiciel de nationalité canadienne facile à contacter et respectant les contraintes réglementaires canadiennes
• Un éditeur de logiciel offrant une assistance technique fiable et disponible 24H/7J
• Un éditeur de logiciel investissant en Recherche & Développement afin d’assurer un développement et une amélioration continus de la solution
• Un éditeur de logiciel offrant également une application mobile pour les soignants à domicile, celle-ci devant proposer une option de vérification des visites effectuées et une déclinaison sur plusieurs types d’appareils
• Un logiciel comportant un système de planification sophistiqué muni d’un système d’alerte requis par le client
• Un logiciel permettant de configurer des flux de travail en fonction des besoins et des préférences prédéfinis du client
• Un logiciel permettant d’effectuer le jumelage des soignants
• Un logiciel permettant d’effectuer la gestion de la paie et donnant la possibilité de calculer la paie en fonction de la planification des visites
• Un logiciel muni de fonctionnalités de compte-rendu et de gestion opérationnelle
• Un logiciel permettant de concevoir des rapports et des tableaux de bord personnalisés afin de permettre aux gestionnaires de prendre des décisions basées sur des données clefs

Étape 5 : Analyse des types de solutions pour l’organisme de soins à domicile

Les experts de Cyperᵀᴹ ont procédé à l’analyse des types de solutions en se basant sur les critères issus des précédents ateliers de travail avec les représentants de l’organisme de soins à domicile
Nous avons analysé :

• Les fournisseurs canadiens en technologies liées à la santé
• Les options gratuites et à concevoir à l’interne (Do It Yourself)
• Les options pour des solutions conçues sur mesure
• Les options prêtes à l’emploi nécessitant une intégration et un accompagnement professionnel continu

Étape 6 : Le choix d’une solution pour l’organisme de soins à domicile

Les experts de Cyperᵀᴹ ont croisé :

• L’évaluation des besoins de l’organisme de soins à domicile
• L’implémentation du logiciel, la partie accompagnement et l’évaluation de la durabilité
• L’évaluation du budget de l’organisme de soins à domicile
• L’analyse des critères de la solution pour l’organisme de soins à domicile
• L’analyse des types de solutions pour l’organisme de soins à domicile

En se basant sur le croisement des facteurs listés ci-dessus, les experts de Cyperᵀᴹ ont proposé une solution parfaitement adaptée à l’organisme de soins à domicile. Ils ont présenté l’analyse à l’organisme de soins à domicile, ainsi qu’une évaluation des risques et un plan d’atténuation de ces risques.

Les résultats

L’organisme de soins à domicile a été à même de prendre une décision éclairée et d’opérer une transition numérique basée sur une feuille de route correctement évaluée et une évaluation des risques qui respectaient ses contraintes financières, humaines et de temps.

À propos de l’auteur

Elena (Olena) Pomazanova, Présidente et fondatrice de Cyperᵀᴹ, a mené ses études dans plusieurs domaines cruciaux à la bonne gestion et à l’analyse d’entreprise, elle est notamment détentrice de : un Masters en Banque, un Master en Économie Internationale, un BAC en Économie et Entrepreneuriat et un MBA pour Dirigeants.

Elena a évolué en tant que Présidente du Conseil d’Administration d’une société d’assurances et Vice-Présidente des Finances d’une société d’investissement. Durant sa carrière, elle a mené une série d’analyses pour des entreprises en fusion et acquisition et a orchestré l’automatisation complète des processus commerciaux et la mise en place d’écosystèmes numériques pour des entreprises dans les domaines des télécommunications, des assurances, de la métallurgie et du commerce de détail.

Ses objectifs ne sont pas seulement de prendre pour les clients de Cyperᵀᴹ les initiatives nécessaires aux évolutions durables dans le domaine numérique, mais également de donner à ceux-ci l’occasion de prendre des décisions éclairées basées sur des données.

Elena partage de précieuses informations reposant sur des données concrètes avec ses interlocuteurs dans le but de permettre aux entreprises de prendre de meilleures décisions et réduire ainsi le stress lié aux prises de décisions fastidieuses.

Pour contacter Elena, écrivez-lui un courriel à elena.pomazanova@cyper.ca.

 

Pour contacter Fred, écrivez-lui un courriel à frederic.rostaing@cyper.ca.
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