Comment réussir à mettre en œuvre un plan de transfert de connaissances

Un plan de transfert de connaissances est une façon de conserver et de partager les acquis des employés, autant les bonnes pratiques que les tâches quotidiennes, à toute l’équipe. C’est une stratégie efficace pour éviter de perdre un temps fou à essayer de se retrouver dans le suivi des dossiers d’un employé absent ou qui a quitté l’entreprise.

Nous vous présentons aujourd’hui l’importance d’un plan de transfert de connaissances, ce qu’il devrait contenir, et son exécution.

Pourquoi devriez-vous avoir un plan de transfert de connaissances?

Un plan de transfert de connaissances est très utile pour les employés qui abordent un nouveau rôle dans l’entreprise et qui doivent déléguer certaines tâches à des collègues présents ou futurs. Si un employé pivot de votre compagnie vous quitte, c’est d’autant plus essentiel de prévoir le transfert d’éléments clés.

Sans ce plan de transfert de connaissances, certaines entreprises se retrouvent dans une course contre la montre avant le départ de l’employé et c’est rarement très efficace. Un plan de transfert de connaissances solide facilite l’intégration des connaissances dans un changement de rôle à l’interne de votre personnel. Tout ce dont vous avez besoin c’est d’une procédure étape par étape.

Qu’est-ce que vous devriez inclure dans un plan de transfert de connaissance?

Lorsque vous créez un plan de transfert de connaissance, vous devez tenir compte à la fois des connaissances tacites et explicites. Ces deux types d’acquis sont importants et ne se partagent pas de la même façon.

Les connaissances explicites peuvent facilement se transférer de vive voix ou avec une prise de notes. Elles ne nécessitent pas de formation exhaustive ou de longues rencontres.

Les connaissances tacites sont, quant à elles, les plus importantes et les plus difficiles à partager. Elles sont majoritairement issues de l’expérience de la personne, le mentorat et l’observation sont donc les méthodes optimales pour acquérir ce genre de connaissances.

Comment exécuter un plan de transfert de connaissances?

Comme mentionné plus haut, vous aurez besoin d’une procédure par étape. Fixez des objectifs clairs pour orienter le processus et éviter les malentendus le plus possible.

  1. Identifiez les connaissances manquantes et les personnes-ressources

 C’est la première étape et la plus importante. Posez-vous ces quelques questions : 

En répondant à ces questions, écrivez les noms des employés qui vous viennent en tête avec les tâches et les informations qu’ils possèdent. 

  1. Obtenez les connaissances  

Créez un système pour organiser la façon d’obtenir les connaissances de certains employés. Vous pouvez utiliser un tableau fait maison ou un logiciel développé expressément pour ce type d’opération, comme la Plateforme de transfert de connaissances en ligne de Cyper.

Pensez aux questions suivantes et notez les réponses : 

Une fois que vous avez toutes ces informations en main, choisissez une méthode efficace pour transmettre ces connaissances au reste de l’équipe.

3. Transférez les connaissances

Il existe plusieurs méthodes pour cela, vous pouvez utiliser une, ou plusieurs, de celles proposées ci-dessous pour obtenir les meilleurs résultats :

Mentorat — cela va impliquer des rencontres en personne, qui vont s’échelonner à court ou moyen terme selon la quantité d’informations à acquérir et le temps restant au mentor au sein de l’entreprise. Le mentorat est efficace pour transférer des connaissances tacites.

Apprentissage guidé — l’apprentissage guidé est utile pour exécuter des tâches pratiques. La personne démontre l’exécution d'une tâche tout en partageant les techniques et les informations importantes reliées.

Apprentissage dans l’ombre — la personne acquiert des connaissances en demeurant tout près de la personne expérimentée. Cela lui laisse la chance d’observer à proximité les diverses fonctions et étapes de réalisation du travail en cours. 

Apprentissage en duo — deux employés qui tentent de maîtriser leur nouveau rôle sont en équipe pour se soutenir mutuellement et échanger leurs façons de faire. Ils vont partager leurs connaissances explicites et vont apprendre des connaissances tacites avec les essais et erreurs de cette méthode.

4. Mesurez et évaluez

Pour évaluer le succès de votre plan de transfert des connaissances, jetez un coup d’œil aux objectifs que vous aviez établis au départ. Avez-vous atteint les buts que vous vous étiez fixés? Est-ce que votre personnel a appris et intégré tout ce que les employés expérimentés lui ont montré?

En évaluant vos objectifs initiaux, vous serez en mesure d’identifier les lacunes dans votre plan de transfert, et vous verrez ensuite comment améliorer le plan à l’avenir.

Conclusion

En ayant votre propre plan efficace de transfert de connaissances, vous allez accélérer la formation des nouveaux employés et votre équipe sera plus forte. Autre avantage, cela réduira l’épuisement professionnel et augmentera votre taux de rétention.

Votre plan de transfert des connaissances doit être régulièrement évalué et révisé selon le rythme de la croissance de votre entreprise.

Êtes-vous prêt pour une nouvelle ère de sophistication?

Les experts de Cyper façonnent le futur visage des écosystèmes numériques de nos clients. Notre raison d’être est de prévoir, mettre en œuvre et soutenir les nouvelles solutions innovantes que nos partenaires cherchent à intégrer.