Qu’est-ce qu’un système de gestion de commandes?

Peu importe la taille de votre entreprise, les procédés entourant la vente et l’achat de biens ou de services peuvent rapidement devenir tout un casse-tête. Si, encore de nos jours, vous enregistrez vos commandes et votre inventaire à l’aide de papier et de crayons, il ne fait aucun doute que vous allez apprécier le coup de pouce d'un logiciel de gestion de commandes.

Cet article vous présente en détail le fonctionnement d’un système de gestion de commandes (connu sous l’abréviation OMS de l’anglais Order Management System), mais surtout en quoi cela peut aider votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un OMS?

Pour tous types de commerces, produire l’inventaire, comptabiliser les ventes et suivre le déroulement des livraisons à la main peut engloutir beaucoup de temps et d’argent puisque la marge d’erreur est plus grande. Malgré cela, 55 % des entreprises utilisent encore cette méthode1, entraînant des erreurs de commandes et un certain chaos pour tenir à jour toutes les transactions et les livraisons.

Un système de gestion de commandes est la solution pour répondre au besoin d’organisation des entreprises. Donc, qu’est-ce que c’est?

C’est un logiciel qui gère le processus d’exécution des commandes. C’est une façon numérique de simplifier la prise d’inventaire, le suivi des commandes et même le service après-vente. C’est donc profitable autant pour l’entreprise que pour le consommateur. De plus, puisque l’utilisation du logiciel n’implique pas de déplacement de personnel pour faire un décompte d’inventaire ou pour traiter des commandes, c’est une solution à la fois efficace et rentable.

Les systèmes de gestion des commandes suivent toutes les informations et tous les processus, y compris la saisie des commandes, la gestion des stocks, l'exécution des commandes et le support après-vente. Ce système offre une visibilité à la fois à l'entreprise et à l'acheteur. Les clients sont impliqués dans le processus de commande et d'exécution, car ils reçoivent des mises à jour par courriel et peuvent suivre l'expédition en temps réel.

En résumé, un logiciel de gestion de commandes, c'est un combo qui facilite la vie de tout le monde.

Comment ça fonctionne?

En général, le fonctionnement du système de gestion de commandes se découpe en trois étapes :

  1. L’achat : le consommateur fait une transaction via un formulaire en ligne ou un site Web. L’équipe des ventes vérifie le contenu de la commande et confirme l’achat.
  2.  L’exécution : un employé s’assure d’avoir les détails de livraison et procède à l’opération « ramassage – emballage – expédition ».
  3. Retour et remboursement : C’est aussi le type d’actions que peut gérer le système de gestion de commandes.

Pourquoi est-il si important d’utiliser un système de gestion de commandes?

À travers toutes les étapes de production d’un bien, l’entreprise doit interférer avec différents partenaires et fournisseurs, c’est facile de s’y perdre. Un système de gestion de commandes automatise toutes ces interactions et réduit ainsi les erreurs et les coûts de production.

C’est aussi un excellent moyen de garantir un bon service à la clientèle, quand tout se passe rondement de l’achat à la livraison, il est probable que ce consommateur vous demeure fidèle.

Conclusion

Maintenant que vous comprenez mieux comment un logiciel de gestion de commandes peut vous aider, il est temps d’en implémenter un dans votre entreprise. Il existe plusieurs types de logiciels et il peut être ardu de choisir celui qui conviendra le mieux à vos besoins. Vous devez d’abord déterminer quelles tâches mériteraient d’être automatisées dans votre entreprise pour ensuite choisir le système de gestion qui répondra à vos attentes.

Nous vous invitons à consulter cet exemple de cas traité par Cyper, celui-ci vous démontre comment nous pouvons vous aider à implémenter un logiciel de gestion de commandes dans votre entreprise.

Référence :

1. “Survey finds manual processes still dominate e-commerce logistics” https://www.freightwaves.com/news/technology/ecommerce-logistics-remains-a-manual-process

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